Hiện nay, nhiều tổ chức, cá nhân, và cơ quan có thẩm quyền thường yêu cầu bản sao tài liệu thay vì bản chính. Vì vậy, việc nộp bản sao được chứng thực là rất cần thiết để bảo đảm tính hợp lệ và chính xác của tài liệu. Vậy sao y bản chính là gì? Cách thức đóng dấu sao y bản chính được thực hiện ra sao? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết hữu ích dưới đây.
1. Định nghĩa và quy định liên quan đến sao y bản chính
Sao y bản chính là quy trình chứng thực bản sao tài liệu từ bản chính, nhằm đảm bảo rằng nội dung của bản sao là chính xác và đầy đủ với bản chính. Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao phải dựa vào bản chính. Điều này có nghĩa là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao.
Khoản 10 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa bản sao y là bản sao được trình bày đầy đủ và chính xác nội dung của bản gốc, tuân thủ thể thức và kỹ thuật quy định.
Đặc biệt lưu ý rằng sao y bản chính không giống như việc chứng thực chữ ký. Trong khi chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực thì sao y bản chính yêu cầu toàn bộ nội dung và hình thức của bản sao phải đúng với bản chính.
Định nghĩa về sao y bản chính
2. Quy trình đóng dấu sao y bản chính
Khi muốn sao y bản chính, có một số điều cần lưu ý:
- Đối với tài liệu của tổ chức, doanh nghiệp: Bạn có quyền tự đóng dấu chứng thực bản sao đúng với bản chính của tổ chức mình. Điều này có nghĩa là bản sao sẽ được xem như bản chính trong các giao dịch.
- Đối với tài liệu không thuộc tổ chức của bạn: Nếu bạn muốn sao y tài liệu từ một cơ quan khác hoặc văn bản nhà nước, bạn cần đem tài liệu đến cơ quan có thẩm quyền để chứng thực. Các cơ quan có thể thực hiện việc này bao gồm phòng tư pháp tại các quận, huyện, xã nơi doanh nghiệp bạn có trụ sở, UBND phường, xã, hoặc các văn phòng công chứng.
a. Đối với tổ chức, doanh nghiệp
Các tổ chức, doanh nghiệp được phép sử dụng dấu sao y bản chính cho những văn bản, giấy tờ được sao từ sổ gốc. Việc sử dụng dấu này phải nằm trong giới hạn quyền hạn; nếu không, bản sao sẽ không có giá trị pháp lý.
Hướng dẫn sao y bản chính đối với tổ chức, doanh nghiệp
b. Đối với văn phòng công chứng
Các văn phòng công chứng được phép sử dụng con dấu trong các trường hợp như:
- Sao y bản chính cho các giấy tờ, tài liệu thuộc các lĩnh vực khác nhau cấp tại Việt Nam hoặc từ các tổ chức có thẩm quyền nước ngoài liên kết với Việt Nam.
- Chứng thực bản sao từ các hợp đồng giao dịch, chữ ký, và các tài liệu khác theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Việc sử dụng dấu chứng thực phải tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu.
Hướng dẫn đóng dấu sao y bản chính cho văn phòng công chứng
3. Quy định về thẩm quyền chứng thực
Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực cần xuất trình bản chính tài liệu để chứng thực bản sao. Nếu tài liệu là do cơ quan nước ngoài cấp, cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực.
Trong trường hợp bản chính không cần hợp pháp hóa, người yêu cầu chỉ cần xuất trình nó để cơ quan có thẩm quyền chụp và đối chiếu với bản sao. Người chứng thực sẽ kiểm tra bản chính và đối chiếu với bản sao. Nếu mọi thứ chính xác, sẽ thực hiện chứng thực theo quy định.
Quy định thẩm quyền chứng thực sao y bản chính
4. Chi phí chứng thực sao y bản chính
Chi phí cho việc chứng thực được quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016 của Bộ Tài Chính như sau:
| Nội dung thu | Mức phí |
|---|---|
| Chứng thực bản sao | 2.000 VNĐ/trang (từ trang thứ 3 trở lên 1.000 VNĐ/trang, tối đa 200.000 VNĐ/bản) |
| Chứng thực chữ ký | 10.000 VNĐ/trường hợp |
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch | 50.000 VNĐ/hợp đồng |
| Chứng thực sửa đổi, bổ sung hợp đồng | 30.000 VNĐ/hợp đồng |
| Sửa sai sót trong hợp đồng đã chứng thực | 25.000 VNĐ/hợp đồng |
Chi phí chứng thực
Trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp chi tiết về quy trình và các quy định liên quan đến việc đóng dấu sao y bản chính. Nếu bạn cần thêm thông tin và tư vấn sâu hơn về quá trình chứng thực, hãy truy cập website sktlaw.vn để được hỗ trợ nhanh chóng.