Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện đại, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang phát triển theo xu hướng số hóa. Qua bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về khái niệm hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn, cũng như những quy định pháp luật liên quan. Bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong hoạt động thương mại và tài chính.
Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, thể hiện thông tin giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Hóa đơn này có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, và được lập thông qua phần mềm hoặc hệ thống điện tử.
Hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho việc in ấn và lưu trữ, mà còn mang lại tính minh bạch và chính xác cho các giao dịch. Việc cập nhật thông tin tức thì lên hệ thống thuế cũng giúp giảm thiểu rủi ro về thuế cho các doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử được lập bằng hệ thống trên máy tính
Các Loại Hóa Đơn Điện Tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được chia thành những loại cơ bản sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Dùng cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho các hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ khác nhau.
- Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem, phiếu thu tiền dịch vụ, chứng từ vận tải, v.v.
Đối với mỗi loại hóa đơn, sẽ có các quy định cụ thể về cách thức lập, nội dung cần có, cũng như quy trình xử lý hóa đơn sai sót.
Hóa đơn điện tử được phân ra thành 3 loại
Nội Dung Và Thông Tin Cần Có
Khi lập hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu thức như:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Thông tin người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế)
- Mô tả hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; tổng tiền thanh toán
- Chữ ký điện tử của người bán và người mua
- Ngày giờ lập hóa đơn
- Mã của cơ quan thuế (nếu có)
Việc này sẽ giúp hóa đơn đảm bảo tính hợp pháp và dễ dàng kiểm tra khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử cần đáp ứng yêu cầu về nội dung theo quy định
Thời Gian Bắt Buộc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Theo quy định, từ ngày 01/7/2022, tất cả các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Quy định này nhằm thúc đẩy quá trình số hóa trong các hoạt động kinh doanh, mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế.
Lộ trình triển khai hóa đơn điện tử bao gồm 2 giai đoạn
Điều Kiện Hóa Đơn Điện Tử Được Công Nhận
Để hóa đơn điện tử được công nhận là hợp pháp, nó phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Tính toàn vẹn và bảo mật thông tin từ khi lập hóa đơn cho đến khi lưu trữ.
- Được lưu trữ và truy cập đầy đủ khi cần thiết, đảm bảo rõ ràng và chính xác.
Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử
Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây để phát hành hóa đơn điện tử:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo mẫu quy định.
- Nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế trong vòng 01 ngày làm việc.
Hoàn thành hồ sơ thủ tục cần thiết để phát hành hóa đơn điện tử
Hướng Dẫn Thực Hiện Hóa Đơn Điện Tử
Lập Hóa Đơn Điện Tử
Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn qua phần mềm lập hóa đơn điện tử hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Gửi Hóa Đơn
Hóa đơn có thể được gửi trực tiếp đến bên mua hoặc qua các tổ chức trung gian. Sau khi lập, bên bán cần ký điện tử trước khi gửi.
Xử Lý Hóa Đơn Sai
Nếu hóa đơn được lập sai, quá trình hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn cần có sự đồng ý của cả hai bên để đảm bảo tính pháp lý.
Lưu trữ cẩn thận hóa đơn điện tử đã hủy do có sai sót
Bảo Quản, Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
Các doanh nghiệp cần bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử cần được giữ trong trạng thái dễ truy cập và có thể in khi cần thiết.
Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Sang Hóa Đơn Giấy
Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi cần thiết, tuy nhiên phải tuân thủ các nguyên tắc và điều kiện nhất định để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn giấy.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ thực hiện một lần duy nhất
Tổ Chức Cung Cấp Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử
Các tổ chức này có trách nhiệm cung cấp giải pháp khởi tạo và quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn diễn ra suôn sẻ.
Phân Biệt Giữa Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Xác Thực
Hai loại hóa đơn này đều là hóa đơn điện tử nhưng có sự khác biệt trong cách thức quản lý và yêu cầu về tính hợp pháp. Doanh nghiệp cần nắm rõ để áp dụng chính xác.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực chứa dãy mã theo quy định
Tổng Hợp Quy Định Pháp Luật Về Hóa Đơn Điện Tử
Các văn bản pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử bao gồm:
- Luật Giao dịch điện tử 2005.
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hóa đơn điện tử, từ khái niệm cho đến các quy định pháp luật cần biết. Để nắm bắt thêm nhiều thông tin hữu ích khác về lĩnh vực này, hãy truy cập trang web của chúng tôi tại sktlaw.vn.