Khi doanh nghiệp hoạt động và phát triển, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể xảy ra do nhiều lý do khác nhau, từ việc thay đổi chiến lược kinh doanh cho đến việc nhân sự nghỉ việc. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các điều kiện, thủ tục cần thiết để thực hiện việc thay đổi này, cũng như những lưu ý quan trọng liên quan.
1. Những điều kiện cần có để làm người đại diện theo pháp luật của Công ty
Để trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cá nhân cần đáp ứng những điều kiện cơ bản sau:
- Đủ tuổi vị thành niên: Người đại diện phải từ 18 tuổi trở lên.
- Giấy tờ hợp lệ: Cần cung cấp một bản sao chứng minh thư nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
- Trạng thái thuế: Người này không được treo mã số thuế trong hệ thống quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp.
- Vốn công ty: Người đại diện không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người góp vốn của công ty.
2. Các chức danh người đại diện theo pháp luật có thể đảm nhận
Có nhiều chức danh mà người đại diện theo pháp luật của công ty có thể được đảm nhiệm, bao gồm:
- Giám đốc công ty
- Tổng Giám đốc công ty
- Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần
- Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn
- Các chức danh khác theo quy định trong Điều lệ công ty
3. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Khi doanh nghiệp muốn thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện theo các bước sau:
Hồ sơ cần thiết
Để tiến hành thủ tục, các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:
- Giấy tờ cá nhân của người đại diện mới (chứng minh thư nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực).
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (cần bản gốc nếu có).
- Thông báo thay đổi người đại diện.
- Biên bản họp để thống nhất thay đổi người đại diện.
- Quyết định của công ty về việc thay đổi.
- Thông báo thay đổi thông tin thuế.
- Giấy ủy quyền cho tổ chức tư vấn thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước.
Quy trình thực hiện
Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác.
- Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương.
- Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hai bộ hồ sơ: một bộ nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh và một bộ lưu giữ tại công ty. Thời gian giải quyết thủ tục thường từ 3 đến 5 ngày làm việc.
Hồ sơ thay đổi người đại diện
4. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật
- Đăng ký thông tin ngân hàng: Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký lại thông tin với ngân hàng liên quan đến tài khoản ngân hàng.
- Thông báo cho các bên liên quan: Cần thông báo với khách hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm và các cơ quan chức năng khác.
- Thay đổi giấy phép liên quan: Nếu công ty có giấy phép đặc thù (như giấy phép kinh doanh lữ hành, vệ sinh an toàn thực phẩm…), phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên các giấy phép này.
- Kê khai thuế: Nếu có chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
5. Quy định về người đại diện theo pháp luật theo Luật Doanh nghiệp 2014
Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ về vai trò và quyền hạn của người đại diện theo pháp luật:
- Người đại diện có quyền thực hiện các giao dịch và nghĩa vụ pháp lý cho doanh nghiệp.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật tùy thuộc vào Điều lệ của công ty.
- Cần có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam: Nếu người đại diện là một cá nhân duy nhất, họ cũng cần phải ủy quyền cho người khác khi không ở trong nước.
6. Dịch vụ tư vấn chuyển đổi người đại diện pháp luật của Công ty Luật Tân Hoàng Invest
Công ty Luật Tân Hoàng Invest cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp liên quan đến việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, bao gồm:
- Tư vấn điều kiện và tiêu chí cho người đại diện mới.
- Soạn thảo hồ sơ và đại diện nộp hồ sơ cho doanh nghiệp.
- Theo dõi và hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình thực hiện thủ tục.
- Tư vấn các thủ tục cần thiết khác sau khi thay đổi người đại diện.
Để biết thêm chi tiết về thủ tục này, bạn có thể truy cập website sktlaw.vn để được hỗ trợ kịp thời.