Đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay đơn vị sản xuất, việc lựa chọn địa điểm kinh doanh là một yếu tố vô cùng quan trọng. Địa chỉ công ty không chỉ thể hiện thông tin liên lạc mà còn liên quan đến nhiều quy định pháp lý. Do đó, việc nắm bắt và hiểu rõ các quy định về địa chỉ công ty là điều cần thiết để tránh những rắc rối pháp lý trong quá trình kinh doanh.
Địa chỉ công ty là gì?
Theo quy định tại điều 42 trong Bộ Luật Doanh Nghiệp 2020, địa chỉ công ty được định nghĩa như sau:
“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, được định nghĩa là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Định nghĩa địa chỉ công ty
Những quy định và đặc điểm của địa chỉ công ty
Theo pháp luật hiện hành, địa chỉ công ty phải đảm bảo tính chính xác và phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp. Trụ sở chính được xem là tài sản hợp pháp và là nơi mà doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ công ty
Đối với địa chỉ công ty nằm trên đất hoặc tòa nhà mà doanh nghiệp sở hữu, doanh nghiệp cần có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng cho thuê hợp pháp từ chủ đầu tư. Điều này đặc biệt quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.
Quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ công ty
Cách đặt địa chỉ công ty
Khi đăng ký địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo quy định của Bộ Luật Doanh Nghiệp và Luật Nhà ở 2014. Địa chỉ công ty phải bao gồm:
- Số nhà + ngách/ hẻm/ ngõ phố/ phố + đường hoặc thôn/ xóm/ ấp/ xã/ phường/ huyện/ quận/ tỉnh; kèm theo thông tin liên lạc.
Ví dụ cụ thể:
| ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH |
|---|
| Trường hợp cụ thể |
| Trụ sở có địa chỉ cụ thể: |
| Trụ sở tại tòa nhà văn phòng |
| Địa chỉ chưa có số nhà rõ ràng |
Địa chỉ công ty cần đảm bảo tính ổn định
Doanh nghiệp cần lựa chọn địa chỉ công ty đảm bảo tính ổn định và lâu dài để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, cũng như đến các thủ tục hành chính liên quan. Địa chỉ đã đăng ký phải nhất quán trên các hóa đơn và giấy tờ liên quan.
Địa chỉ phải được đăng ký rõ ràng
Thông tin địa chỉ phải rõ ràng để đảm bảo việc liên lạc với các cơ quan nhà nước. Điều này cũng giúp tránh tình huống thất lạc giấy tờ hay công văn quan trọng, có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Thông tin địa chỉ công ty
Cấm đặt địa chỉ công ty tại chung cư, nhà tập thể
Theo quy định của Luật Nhà ở năm 2014, việc đặt địa chỉ công ty tại các khu chung cư, nhà tập thể để ở là không được phép. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đặt địa chỉ tại các căn hộ có chức năng kinh doanh như officetel, shophouse, nhưng cần phải có đủ giấy tờ chứng minh.
Cấm đặt địa chỉ công ty tại chung cư
Địa chỉ đáp ứng các điều kiện kinh doanh
Nhiều ngành nghề kinh doanh yêu cầu phải có giấy phép trước khi đi vào hoạt động. Do đó, địa chỉ công ty cũng cần phải phù hợp với các điều kiện này.
Đối với ngành sản xuất, chế biến:
- Địa chỉ trụ sở chính cần đặt ở những vùng xa khu dân cư.
Đối với dịch vụ karaoke:
- Phòng hát phải có diện tích tối thiểu 20m² và cách xa trường học, bệnh viện, cơ quan hành chính ít nhất 200m.
Đối với khách sạn:
- Cần có quầy lễ tân, ít nhất 10 phòng ngủ, nơi để xe và yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm.
Mức tiền xử phạt khi đăng ký sai địa chỉ
Doanh nghiệp cần thông báo rõ ràng về địa chỉ công ty. Nếu không tuân thủ có thể bị xử phạt:
- Không công bố nội dung đăng ký: Phạt từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng;
- Kê khai sai lệch thông tin: Phạt từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng.
Mức xử phạt
So sánh giữa Luật doanh nghiệp 2020 và trước đó
Luật Doanh Nghiệp 2020 đã mang đến nhiều cải cách tích cực, cắt giảm những thủ tục hành chính rườm rà. Ví dụ, quy định không còn yêu cầu doanh nghiệp thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính trong 15 ngày từ khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
So sánh quy định pháp luật
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Nếu có nhu cầu thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Địa chỉ công ty mới.
Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ
Doanh nghiệp cần soạn đầy đủ nội dung hồ sơ theo mẫu quy định.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả
Doanh nghiệp nộp hồ sơ và chờ nhận kết quả từ cơ quan nhà nước.
Hồ sơ cần thiết để thay đổi địa chỉ công ty
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo của người đại diện pháp luật.
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ.
- Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
Hồ sơ cần thiết
Địa chỉ công ty có thể được phép đặt nhiều công ty không?
Luật pháp không cấm việc nhiều công ty đặt trụ sở chính tại cùng một địa chỉ. Doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan để việc hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Trên đây là những thông tin về quy định địa chỉ công ty mà bạn cần nắm rõ. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy truy cập website sktlaw.vn để được tư vấn chi tiết hơn.