Khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển và xu hướng doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động thông qua việc thành lập chi nhánh ngày càng phổ biến, nhiều công ty đang tìm kiếm cơ hội để gia tăng sự hiện diện của mình trên thị trường. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình và thủ tục cần thiết để thực hiện bước đi này. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục thành lập chi nhánh công ty theo quy định pháp luật Việt Nam, từ khái niệm đến các bước thực hiện.
1. Chi nhánh công ty là gì?
Chi nhánh công ty được định nghĩa tại Khoản 1, Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020. Đó là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm thực hiện một phần hoặc toàn bộ các chức năng của công ty mẹ, bao gồm cả chức năng đại diện cho doanh nghiệp đó. Chi nhánh phải thực hiện hoạt động kinh doanh trong ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
Chi nhánh công ty là gì
2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty
Để thành lập chi nhánh, trước tiên doanh nghiệp cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là bạn không thể đồng thời thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh và đăng ký thành lập công ty.
Tên chi nhánh
- Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, đồng thời có thể sử dụng các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu khác.
- Tên chi nhánh cần bao gồm tên công ty mẹ kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Ngoài ra, chi nhánh có thể được đăng ký bằng tên nước ngoài hoặc tên viết tắt.
Địa chỉ chi nhánh
- Địa chỉ của chi nhánh phải là địa chỉ liên lạc trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm đầy đủ thông tin như số nhà, ngõ, đường phố, xã, phường, quận, huyện và thành phố. Bạn cũng cần cung cấp thông tin liên lạc như số điện thoại, fax và email (nếu có).
- Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh trong và ngoài nước.
Ngành nghề kinh doanh
- Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề của công ty mẹ đã đăng ký. Điều này có nghĩa là chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong lĩnh vực mà công ty đã đăng ký các ngành nghề đó.
Người đứng đầu chi nhánh
- Người đứng đầu chi nhánh phải là cá nhân được ủy quyền theo pháp luật, và có trách nhiệm quản lý hoạt động của chi nhánh. Doanh nghiệp cần lựa chọn người đứng đầu có năng lực và kinh nghiệm để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Điều kiện thành lập chi nhánh công ty
3. Lựa chọn hình thức hoạt động của chi nhánh
Khi thành lập chi nhánh, doanh nghiệp có thể chọn giữa hai hình thức hoạt động chính:
Chi nhánh hạch toán độc lập
- Có thể xác định chi phí thuế một cách chủ động.
- Có khả năng thiết lập hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính riêng biệt.
- Có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc
- Cần chuyển giao số liệu doanh thu và chi phí về công ty mẹ để kê khai chung.
- Đơn vị kế toán của công ty mẹ sẽ gộp tất cả số liệu từ các chi nhánh khác nhau.
- Chi nhánh không có nghĩa vụ kê khai thuế riêng biệt mà sẽ do công ty mẹ thực hiện.
4. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty
Thủ tục thành lập chi nhánh công ty được chia thành các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và tài liệu
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin sau:
- Tên chi nhánh dự kiến.
- Địa chỉ đặt chi nhánh.
- Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ thành lập chi nhánh cần phải chuẩn bị tùy thuộc vào loại hình công ty, cụ thể như sau:
Chi nhánh công ty cổ phần
- Biên bản và Quyết định thành lập của Hội đồng quản trị.
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Bản sao giấy tờ cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
Chi nhánh công ty TNHH một thành viên
- Quyết định về việc thành lập chi nhánh.
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Bản sao giấy tờ cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
Chi nhánh công ty TNHH hai thành viên trở lên
- Biên bản họp và Quyết định thành lập của Hội đồng thành viên.
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Bản sao giấy tờ cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
Chi nhánh doanh nghiệp tư nhân
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Bản sao giấy tờ cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
Chuẩn bị thông tin và hồ sơ
Bước 3: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ có thể nộp hồ sơ tại cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Nhận kết quả đăng ký
Sau 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về những vấn đề cần sửa đổi.
Bước 5: Các công việc cần thực hiện sau khi thành lập chi nhánh
- Khắc con dấu chi nhánh (nếu cần thiết).
- Nộp tờ khai và lệ phí môn bài cho cơ quan thuế.
- Thông báo sử dụng hóa đơn, nếu có nhu cầu.
- Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh.
Mở tài khoản ngân hàng
5. Ưu nhược điểm khi thành lập chi nhánh
Ưu điểm
- Chi nhánh được hoạt động như công ty mẹ và có quyền quản lý và ký kết hợp đồng kinh tế.
- Có thể được kê khai thuế và nộp tiền thuế như một đơn vị độc lập.
- Tăng cường sự tiện lợi cho khách hàng khi cần tiếp cận dịch vụ.
Nhược điểm
- Tăng thêm thủ tục kê khai thuế.
- Khó khăn trong quản lý, đòi hỏi hệ thống quản lý và nhân sự chuyên nghiệp hơn.
6. Các loại thuế chi nhánh công ty cần phải nộp
Chi nhánh công ty cần phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế như sau:
Lệ phí môn bài
Chi nhánh cần kê khai và nộp lệ phí môn bài định kỳ. Tuy nhiên, theo quy định mới, các chi nhánh được miễn lệ phí môn bài trong năm thành lập.
Thuế Giá trị gia tăng
Chi nhánh phải kê khai thuế GTGT dựa trên tình trạng hoạt động (hạch toán độc lập hay phụ thuộc) tại nơi chi nhánh đặt địa chỉ hoặc tại trụ sở công ty mẹ.
Thuế Thu nhập doanh nghiệp
Chi nhánh hạch toán độc lập phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định, trong khi chi nhánh hạch toán phụ thuộc sẽ không chịu trách nhiệm nộp thuế này.
Kê khai và nộp thuế
7. Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập chi nhánh
Chi nhánh có bắt buộc phải khắc con dấu riêng không?
Không bắt buộc, tùy thuộc vào nhu cầu thực tế.
Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh như thế nào?
- Lệ phí 100.000 đồng nếu nộp hồ sơ trực tiếp, miễn lệ phí nếu nộp qua mạng điện tử.
Hồ sơ thành lập chi nhánh có cần phải đóng dấu công ty không?
Theo quy định hiện tại, không cần phải đóng dấu trên giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty qua mạng có được không?
Có, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ đăng ký trực tuyến qua website chính thức.
Trên đây là toàn bộ quy trình và thủ tục thành lập chi nhánh công ty một cách chi tiết và đúng quy định pháp luật. Hy vọng rằng bài viết này sẽ là nguồn thông tin hữu ích cho bạn. Nếu bạn có cần thêm sự hỗ trợ và tư vấn về quy trình thành lập chi nhánh cũng như các vấn đề pháp lý liên quan, hãy ghé thăm website sktlaw.vn để được hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp.